urbansauna asiakasrekisterin tietosuojaseloste

ASIAKASREKISTERIÄ KOSKEVA REKISTERISELOSTE
Henkilötietotietolain 10 ja 24 §:ien mukaisesti.

Laatimispäivä: 13.12.2017

1. Rekisterinpitäjä
urbansauna
Bulevardi 15, 00120 Helsinki
020 735 1153
info@urbansauna.fi
2561298-6

2. Rekisteriasioiden yhteyskanava
urbansauna GDPR-palvelu, gdpr@urbansauna.fi .

3. Rekisterin nimi
urbansauna asiakasrekisteri .

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Asiakasrekisterin tarkoituksena on mahdollistaa rekisterinpitäjän kulloinkin tarjoamien juhlatilojen vuokrauspalveluiden ja muiden palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen sekä niiden laadun varmistaminen.

  • Asiakasrekisteriin talletettuja, kohdassa 4 mainittuja henkilötietoja voidaan käsitellä henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraavia tarkoituksia varten:
    •    Asiakas- tai muun sopimussuhteen perustaminen, toteuttaminen ja ylläpito;
    •    Rekisterinpitäjän palveluiden tarjoaminen, tuottaminen ja kehittäminen, yhteydenpito asiakkaaseen sekä muut asiakaspalvelutarkoitukset;
    •    Järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen ja varmistaminen sekä rikosten ja väärinkäytösten selvittäminen;
    •    Laskutus- ja perintätoimenpiteet sekä luotonvalvonta;
    •    Suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset, tutkimus, tilastointi ja analysointi sekä muut perustellut käyttötarkoitukset, kuten asiakkaan tekemien valintojen perusteella tapahtuva profilointi yksilöllisemmän ja monipuolisemman sisällön ja palvelun tarjoamiseksi asiakkaalle.

5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin talletettavat tiedot voivat vaihdella asiakkaan tekemien valintojen mukaisesti. Tiedot voivat käsittää ainakin seuraavat tiedot asiakkaasta: nimi, yhteystiedot, sähköposti, syntymäaika ja mahdollinen henkilötunnus, passin tai henkilökortin numero, kansalaisuus, vierailun ajankohta ja kesto, käyttäjätunnukset mikäli asiakas on rekisteröitynyt rekisterinpitäjän palveluun, asiakkaan mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan palvelussa tekemät valinnat sekä profilointitiedot.

Rekisterinpitäjän juhlatilojen yleisissä tiloissa sekä juhlatilojen ulkopuolella voi olla käytössä tallentava kameravalvonta. Kameravalvonnasta ilmoitetaan aina erikseen. Tallenteita voidaan käyttää ainoastaan juhlatilan järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseen ja varmistamiseen sekä mahdollisten rikosten ja väärinkäytösten selvittämiseen. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään enintään neljä (4) viikkoa tallennuspäivästä lukien, ellei säilyttäminen tätä pidempään ole perusteltua pakottavasta lainsäädännöstä tai viranomaistutkinnasta johtuen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin saatavat tiedot saadaan palvelun tilauksen yhteydessä sekä tilatun palvelun tuottamisen yhteydessä. Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita palveluidemme tarjoamiseen ja tukemiseen sekä tässä käytäntömme osassa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä rekisterinpitäjän kanssa yhteistyötä tekevän tahon kanssa.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisteriin talletettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa kohdassa 3 mainittuja tarkoituksia varten rekisterinpitäjän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluville yhtiöille sekä muille yhteistyökumppaneille. Tietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille laissa määritellyissä tilanteissa ja/tai laissa säädettyä tarkoitusta varten.
Asiakkaan henkilötietoja voidaan lisäksi siirtää ja tallettaa rekisterinpitäjän käyttämän palveluntarjoajan hallinnoimille palvelimille tietojen käsittelyn edellyttämässä laajuudessa.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU:n tai ETA:n sisällä.
Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osaa henkilötietorekisterin tiedoista saatetaan kuitenkin käsitellä tai säilyttää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi silloin kuin käyttämämme palvelimet sijaitsevat EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa huolehdimme siitä, että tietosuoja on asianmukaisesti turvattu käyttämällä siirtojen perustana EU:n Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita (nähtävillä täällä), käyttämällä EU-US Privacy Shield järjestelyyn (nähtävillä täällä) rekisteröityneitä palveluntarjoajia tai käyttämällä muita vastaavia soveltuvan lainsäädännön mukaisia sopimuksellisia suojakeinoja.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalista henkilötietoja sisältävää aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilötietoja sisältävään aineistoon ei ole pääsyä ulkopuolisilla henkilöillä tai sellaisilla työntekijöillä, joiden työtehtäviin asianomainen henkilötietojen käsittely ei kuulu.

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Tiedot suojataan teknisesti ja tallennetaan tietoturvallisella tavalla siten, ettei tietoihin ole pääsyä ulkopuolisilla henkilöillä tai sellaisilla työntekijöillä, joiden työtehtäviin asianomainen henkilötietojen käsittely ei kuulu. Tiedot sijaitsevat lukitussa tilassa sijaitsevalla palvelimella ja tilaan pääsyä on rajoitettu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

A. Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuksen voi tehdä veloituksetta kerran kalenterivuodessa. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen.  Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä tai puutteita, asiakas voi esittää kohdassa 2. mainittuihin yhteystietoihin virheen korjaamista koskevan pyynnön. Rekisterinpitäjä voi myös korjata tällaisen tiedon oma-aloitteisesti.

B. Kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto- ja oikaisuasioissa asiakas voi olla yhteydessä rekisterinpitäjään sähköpostitse tai postitse kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

10. Tietojen säilytysaika
Asiakasrekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi Henkilötietolain mukaisesti.